Dlaczego community relations jest tak ważne, szczególnie przy przedsięwzięciach związanych z budową inwestycji

Ludzie w twoim otoczeniu to nie tylko liczby. To rodziny, przyjaciele, którzy mają swoje potrzeby, ale też obawy związane z budową nowej inwestycji w ich otoczeniu. Jeśli zależy ci na pozytywnym wizerunku firmy, sprawnej i bezkonfliktowej budowie, powinieneś zadbać o dobre relacje z lokalną społecznością. Z sąsiadami warto żyć w zgodzie.

Mieszkańcy z pewnością będą dopytywać o to, co powstaje w ich okolicy. Będą narzekać na hałas, utrudnienia, zniszczenie infrastruktury. Jeśli firma nie będzie reagowała na ich pretensje, poczują się ignorowani, a stąd już niedaleko do poważnych kłopotów. Wzburzeni mieszkańcy na pewno nie będą szli nam na rękę. Mogą nawet zablokować budowę. Natomiast na pewno będą przychylniej patrzyli na naszą inwestycję, jeśli ich okolica będzie bezpieczna i  utrzymana w czystości. Nikt nie lubi nagłych zmian, które utrudniają codzienne życie. Możemy zminimalizować frustrację mieszkańców, jeśli poinformujemy ich wcześniej o planowanych pracach i ewentualnych zakłóceniach.

Zacznij od wskazania osoby, a najlepiej stworzenia zespołu, który będzie odpowiedzialny za komunikację z lokalną społecznością. Zrób to jeszcze na etapie planowania inwestycji, żeby przygotować się na kluczowy dla budowania relacji moment pierwszego kontaktu. Jak to mówią – pierwsze wrażenie robi się tylko raz.

Punktem wyjściowym jest stworzenie planu komunikacji z mieszkańcami, który będzie wyznaczał obszary działań i sposoby dotarcia. Staraj się, aby kontakt z lokalną społecznością był jak najczęstszy. Jeśli nie masz pretekstu do komunikacji – to go stwórz. Zorganizuj swoje wydarzenia, albo dołącz do jakiejś lokalnej inicjatywy. Jeśli mieszkańcy nie są przychylnie nastawieni do twojej firmy, nie narażaj się na niepotrzebne konfrontacje. Nie organizuj eko warsztatów dla mieszkańców, którzy mają pretensje, że zniszczyłeś im działki i twierdzą, że nie chcesz ich naprawić. Lepiej wtedy zejść na drugi plan i wesprzeć lokalną imprezę na przykład poprzez zakup prezentów dla dzieci.

Tradycyjnym sposobem przekazywania informacji mieszkańcom są biuletyny i publiczne spotkania. Jednak w dobie możliwości, jakie daje nam Internet, istnieje wiele innych form komunikacji, które możemy wykorzystać. Uruchomienie kanałów online powinno odbyć się jeszcze przed rozpoczęciem budowy, bo kiedy ciężki sprzęt pojawi się na miejscu inwestycji, część ludzi skieruje się bezpośrednio do Google, żeby znaleźć informacje o tym, co się dzieje. Zamiast pozwolić mieszkańcom się frustrować, lepiej poinformować ich o planowanych zmianach za pomocą dedykowanej strony internetowej czy profilu na Facebooku. Zaletą komunikacji online jest jej dostępność 24/7. Zainteresowane osoby mogą w każdej chwili poczytać o inwestycji i znaleźć odpowiedzi na swoje pytania.

Bezpośrednie dotarcie do mieszkańców ułatwi powołanie osoby kontaktowej, do której będą mogli się zgłaszać. Zapewni to też skoordynowaną i spójną komunikację pomiędzy lokalną społecznością, a inwestorem i podwykonawcami.

Biuletyny, e-maile, strona internetowa z informacjami o budowie, konsultacje online, dedykowany numer telefonu dla mieszkańców – im więcej kanałów komunikacji uda nam się stworzyć, tym łatwiej i skuteczniej dotrzemy do ludzi.

Najlepiej organizować je w małych grupkach, tak żebyśmy mogli każdego wysłuchać  i swobodnie porozmawiać. W większych grupach ludzie często bywają bardziej roszczeniowi. Poza tym ciężko się rozmawia, kiedy jeden przekrzykuje drugiego. Dzięki kameralnym spotkaniom z mieszkańcami możemy załagodzić czy rozwiązać ewentualne konflikty zanim wymkną się spod kontroli. Jeśli organizujesz spotkania, które mają rozwiązać jakieś spory, przygotuj wcześniej harmonogram planowanych zebrań i oznacz je skalą ryzyka, jakie może wystąpić – na przykład „spotkania neutralne” czy „spotkania wysokiego ryzyka”. Będziesz wtedy wiedział, na co się nastawić. Może zaprosić prezesa firmy, żeby pokazać, że zależy wam na mieszańcach?

To atrakcyjny sposób informowania o postępach w budowie. Zdjęciami i filmami możesz podzielić się na stronie, czy w mediach społecznościowych. Jeśli dysponujesz większym budżetem, możesz zainstalować kamerę internetową, która będzie relacjonowała prace na budowie.

Są bardzo ważnym środkiem przekazu. Nawiązanie pozytywnej relacji z lokalnym dziennikarzem może być przydatne zwłaszcza w przypadku skarg czy sytuacji kryzysowych. W nawiązywaniu relacji pomoże nam regularne organizowanie konferencji prasowych. Najlepiej dla niewielkich grup dziennikarzy, tak, żebyśmy mieli możliwość porozmawiać z każdym z osobna. Możemy przygotować dla nich niewielkie upominki, szczególnie jeśli akurat jest ku temu jakaś dodatkowa okazja np. Święta. Trzeba jednak uważać, żeby nie zostało to odebrane jak łapówka. Dlatego najlepiej wręczać prezenty na koniec spotkania, jeśli atmosfera była w porządku i dziennikarze są do nas pozytywnie nastawieni. Pamiętaj, że lokalni dziennikarze zawsze będą trzymali stronę mieszkańców, dlatego graj czysto.

Ciekawym pomysłem, który pomoże nam zachęcić mieszkańców do kontaktu z naszym zespołem jest zaangażowanie lokalnych reporterów. Mogą to być miejscowi ludzie, którzy dzięki bezpośredniemu kontaktowi z firmą, będą informować społeczność o statusie budowy, za pomocą kanałów online czy lokalnych mediów. Można też nawiązać współpracę z lokalną kawiarenką, która w naszym imieniu będzie oferowała darmowe ciasta i zachęcała do bezpośredniej komunikacji z zespołem budowlanym.

Przede wszystkim bądź obecny w życiu mieszkańców. Zorganizuj warsztaty dla dzieci, eventy dla mieszkańców. Przyłącz się do lokalnych inicjatyw. Zbuduj plac zabaw lub inne elementy infrastruktury, na których zależy mieszkańcom np. chodnik czy ławki w parku. Działaj na rzecz mieszkańców. Pokaż, że ci zależy.

Tak samo, jak ważne dla firmy produkcyjnej jest zaangażowanie pracowników w swoje obowiązki, tak istotne dla firmy deweloperskiej jest zaangażowanie lokalnej społeczności dla wzmocnienia relacji. Im więcej osób zna twoją firmę, szanuje ludzi, którzy w niej pracują, tym lepsze relacje uda wam się zbudować.

W takim razie – co zrobić, żeby wzmocnić swoje relacje ze społecznością? Pokaż, że zależy ci na obecności w ich przestrzeni życiowej. Zaplanuj działania, które pomogą ci nawiązać bezpośredni kontakt z mieszkańcami.

Działalność charytatywna i wszystkie akcje z obszaru CSR ocieplają wizerunek firmy. Jest wiele opcji wsparcia. Możesz zorganizować bankiet z licytacją nagród, z których środki przekażesz na lokalną organizację charytatywną. Zaproś lokalnych działaczy i przedstawicieli społeczności, żeby widzieli, że zależy ci na ich obecności. Może to być impreza coroczna. Wraz z jej rozwojem, twoja firma będzie coraz bardziej rozpoznawalna i coraz przychylniej odbierana wśród mieszkańców.

Poszukaj lokalnych organizacji nonprofit, które możesz wesprzeć i zorganizuj ekipę wolontariuszy wśród swoich pracowników. Określ czas pracy wolontariuszy – oczywiście w godzinach służbowych lub odpłatnie w innym terminie. Zapewnij pracownikom dodatkowe benefity, żeby chętnie angażowali się w takie akcje. Może kwartalna premia?

Stwórz pracownikom możliwość przekazywania darowizn na rzecz wybranych przez ciebie lokalnych organizacji. Po osiągnięciu określonej kwoty, możesz dołożyć drugie tyle. To świetna metoda wsparcia społeczności, zwłaszcza gdy nie możesz zaoferować swojego czasu, żeby pomóc organizacji.

Jednym ze sposobów, które pomogą ci zyskać przychylności lokalnej społeczności jest wprowadzenie działań sponsoringowych. Zastanów się w jaki sposób możesz wesprzeć mieszkańców. Dokładnie zdiagnozuj obszary wsparcia, żeby uniknąć sytuacji, w której będą cię prosić o  dosłownie: wszystko. W razie pojawienia się takich pytań, będziesz mógł wyjaśnić, że firma dofinansowuje tylko działania, które zostały określone w strategii komunikacji. Najlepiej, żeby były to obszary związane z twoją działalnością oraz takie, które przysłużą się jak największej grupie osób. Na przykład projekty ekologiczne, place zabaw czy dofinansowanie lokalnych szkół. Możesz stworzyć, krótki dokument z listą oferowanych świadczeń i przekazywać ją interesariuszom, którzy będą się do ciebie zgłaszać po wsparcie. Unikniesz wtedy sytuacji, że ktoś zarzuci ci, że jesteś niesprawiedliwy.

Pomyśl o pikniku dla mieszkańców z różnymi grami i zabawami. To dobra okazja, żeby spotkać się z ludźmi. Możesz wykorzystać nasz narodowy sport i zorganizować turniej piłkarski. Kadra zarządzająca mogłaby „obstawiać” wybrane drużyny, a zebrane pieniądze byłyby przekazane na cele charytatywne wybrane przez zwycięską ekipę.

Z kryzysami jest tak, że nie wiadomo kiedy wystąpią. Nie mówiąc tutaj o sytuacjach, w których ktoś się o nie „prosi” przez swoje nieprzemyślane działania. Natomiast jedno jest pewne. Każda firma, która w jakikolwiek sposób ingeruje w życie lokalnej społeczności, powinna mieć przygotowane procedury postępowania w kryzysie związanym z mieszkańcami. Nie wystarczy tylko stworzenie dokumentu ze spisem wytycznych. Każdy szeregowy pracownik powinien wiedzieć jak postępować w sytuacji kryzysowej. Dlatego zorganizuj szkolenia antykryzysowe, dla kadry zarządzającej i najważniejszych osób, które pracują na terenie budowy, i mają bezpośredni kontakt z miejscowymi ludźmi. Po szkoleniu kadra zarządzająca powinna otrzymać rozpiskę z etapami działań w sytuacjach kryzysowych, a w kontenerach pracowniczych powinny pojawić się plakaty ze schematem komunikacji kryzysowej.

Od pierwszego spotkania związanego z planowaniem inwestycji, po umieszczenie ostatniej cegły, rozwój nieruchomości w dużej mierze zależy od pozytywnej komunikacji z mieszkańcami. Firmy często zbyt mocno koncentrują się na zaangażowaniu w życie społeczności tylko po to, żeby zyskać coś w zamian. Nie tędy droga. To mieszkańcy powinni być na pierwszym planie.

Lepiej mieć lokalną społeczność po swojej stronie. Nie zawsze musimy przeznaczać ogromne środki na działania komunikacyjne czy organizować wielkie eventy. Najważniejsze jest to, żeby pokazać, że po prostu zależy nam na ludziach.